หน้าที่งานของเจ้าหน้าที่โครงการคืออะไร?

เข้าร่วมรายละเอียดการบริหารเพื่อให้การประชุมโครงการประสบความสำเร็จ

ในฐานะเจ้าหน้าที่โครงการผู้จัดการโครงการพึ่งพาคุณเพื่อช่วยให้บรรลุความสำเร็จของโครงการ คุณใช้การทำงานเป็นทีมและทักษะการสื่อสารของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการเสร็จสิ้นตามกำหนดเวลาและภายในงบประมาณ ชื่อทางการของคุณอาจแตกต่างจากโครงการหนึ่งไปอีกโครงการหนึ่ง คุณอาจถูกเรียกว่าเจ้าหน้าที่สนับสนุนโครงการผู้ช่วยโครงการหรือผู้ช่วยผู้จัดการโครงการ ไม่ว่าชื่อของคุณจะเป็นอย่างไรคุณต้องแสดงทักษะการบริหารที่ยอดเยี่ยมและทักษะด้านเทคโนโลยี

การประชุมโครงการ

เจ้าหน้าที่โครงการจะต้องพบกับผู้จัดการโครงการเป็นประจำเพื่อตรวจสอบความคืบหน้าของทีมและเพื่อหารือเกี่ยวกับงานในอนาคต คุณจะสื่อสารปัญหากับผู้จัดการโครงการทันทีที่คุณสังเกตเห็น บทบาทของคุณอาจรวมถึงการจัดการประชุมกับสมาชิกของบอร์ดโครงการที่มีความรับผิดชอบโดยรวมต่อความสำเร็จของโครงการ คุณจัดการได้ดีก่อนวันประชุม จัดระเบียบห้องประชุมและเครื่องดื่มที่เหมาะสมติดต่อผู้เข้าร่วมประชุมและจดบันทึกผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมได้ ส่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องใด ๆ รวมถึงวาระเอกสารรายงานและการนำเสนอและเข้าร่วมการประชุมแต่ละครั้งเพื่อใช้เวลาไม่กี่นาที

เอกสาร

เอกสารโครงการติดตามความคืบหน้าของโครงการในทุกรัฐตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงทุกกิจกรรมจนกว่าคณะกรรมการโครงการจะยอมรับผลิตภัณฑ์สุดท้าย เอกสารเหล่านี้ทำให้โครงการมีการจัดการและอยู่ภายใต้การควบคุม Prince2.com ตั้งข้อสังเกต บทบาทของคุณอาจรวมถึงการยื่นเอกสารโครงการทั้งหมดในห้องสมุดโครงการตรวจสอบว่าเอกสารแต่ละรายการนั้นถูกต้องและได้รับการยอมรับจากผู้จัดการโครงการ

ความเสี่ยง

ผู้จัดการโครงการเก็บรายการอันตรายที่อาจเกิดขึ้นกับโครงการโดยระบุไว้ในเอกสารที่เรียกว่าการลงทะเบียนความเสี่ยง งานของคุณในฐานะเจ้าหน้าที่โครงการคือการระบุสิ่งที่คุณคิดว่าควรรวมไว้ อภิปรายการลงทะเบียนในการประชุมทีมและการประชุมคณะกรรมการโครงการ พูดถึงความเสี่ยงใหม่ที่คุณระบุต่อผู้จัดการและแนะนำวิธีปรับปรุงสถานการณ์ ช่วยรักษาต้นทุนโครงการภายใต้การควบคุมเฝ้าดูปัญหาในพื้นที่ทำงานของคุณที่อาจทำให้ต้นทุนเพิ่มขึ้นและแจ้งเตือนผู้จัดการโครงการ

ระยะเวลา

กำหนดการโครงการกำหนดรายละเอียดของโครงการรวมถึงกำหนดเวลาสำหรับงานแต่ละโครงการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทำภารกิจใด ๆ ที่ผู้จัดการให้คุณภายในเวลาที่กำหนด ตรวจสอบเป็นประจำว่าทุก ๆ วันยังคงเป็นไปได้และรายงานความล่าช้าใด ๆ โดยเร็วที่สุด

การสื่อสาร

การทำงานเป็นทีมมีความสำคัญต่อโครงการที่ประสบความสำเร็จ ในฐานะสมาชิกคนสำคัญของทีมโครงการรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับเพื่อนร่วมงานของคุณตรวจสอบว่าทุกคนเข้าใจงานและสามารถทำให้เสร็จทันเวลา ระวังปัญหาส่วนตัวหรืออาชีพใด ๆ ที่เกิดขึ้นกับทีมโดยช่วยแก้ไขเมื่อเป็นไปได้และแจ้งผู้จัดการโครงการหากเป็นอันตรายต่อโครงการ