คุณสามารถใช้ตัวประสานรหัสสีเพื่อจัดเก็บสิ่งที่คุณต้องการเข้าถึงบ่อยครั้ง
ไม่ว่าคุณจะเพิ่งเริ่มต้นทำงานกับอาชีพของคุณหรือคุณกำลังไปสู่วัยเกษียณคุณก็รู้อยู่แล้วว่าความยุ่งเหยิงในสำนักงานอาจทำให้เกิดความวุ่นวายอย่างรวดเร็ว ด้วยการใช้เวลาค่อนข้างสั้นในการจัดระเบียบไฟล์และโฟลเดอร์สำนักงานของคุณคุณจะสามารถดึงสิ่งต่าง ๆ ได้เร็วขึ้นเมื่อคุณต้องการใช้งานได้ทันที นอกจากนี้คุณจะมีสำนักงานที่สะอาดกว่าซึ่งจะช่วยให้คุณจดจ่อและมีประสิทธิภาพ
เรียงลำดับสิ่งของตามความจำเป็น สร้างกองสำหรับสิ่งที่คุณต้องการเข้าถึงทุกวันกองสำหรับสิ่งที่คุณต้องการเข้าถึงเป็นครั้งคราวและกองสำหรับสิ่งที่คุณต้องเก็บรอบ แต่ไม่ค่อยจำเป็นต้องเข้าถึง
ทำลายกอง "ทุกวัน" และ "เป็นครั้งคราว" ลงในระบบจัดเก็บรหัสสีแนะนำ บริษัท Smead Organomics ที่เป็นผู้ให้คำแนะนำ สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการเรียงลำดับสิ่งต่าง ๆ ตามหมวดหมู่จากนั้นกำหนดสีสำหรับแต่ละหมวดหมู่ ตัวอย่างเช่นสีม่วงอาจเป็นไฟล์ลูกค้าของคุณสีเขียวอาจเป็นไฟล์ทางการเงินของคุณและสีฟ้าอาจเป็นไฟล์ทางกฎหมายของคุณ วางแท็บหรือฉลากสีที่เหมาะสมลงในโฟลเดอร์หรือลิ้นชักไฟล์จากนั้นวางเอกสารที่เกี่ยวข้องในโฟลเดอร์หรือไฟล์เหล่านั้น
วางไฟล์ "ทุกวัน" สีลงในตู้เก็บเอกสารที่คุณเก็บไว้ใกล้กับพื้นที่ทำงานของคุณ ขึ้นอยู่กับจำนวนไฟล์และหมวดหมู่ที่คุณมีคุณสามารถกำหนดหนึ่งลิ้นชักสำหรับแต่ละหมวดหมู่ เมื่อคุณวางไฟล์ลงในตู้เอกสารของคุณให้เรียงอักษรไฟล์ถ้าเป็นไปได้ ตัวอย่างเช่นในลิ้นชักลูกค้าสีม่วงของคุณให้เรียงลำดับไฟล์ตามตัวอักษรของลูกค้าโดยวางไฟล์ "A" ไว้ด้านหน้าและทำงานย้อนหลัง เมื่อคุณจัดเรียงและวางไฟล์ "ทุกวัน" ให้ทำเช่นเดียวกันกับไฟล์ "เป็นครั้งคราว" โดยวางไว้ในตู้เก็บเอกสารอื่นใกล้กับที่ทำงานของคุณ
วางฉลากที่มีรหัสสีไว้ที่ด้านนอกของลิ้นชักแต่ละอันแล้วเขียนคำอธิบายสั้น ๆ ของเนื้อหาของลิ้นชักลงบนฉลาก สำหรับทั้งส่วน "ทุกวัน" และ "เป็นครั้งคราว" ให้เว้นว่างไว้อย่างน้อยหนึ่งช่องเพื่อให้คุณมีที่สำหรับใส่เอกสารใหม่ ๆ
จัดเรียงสิ่งที่คุณต้องการเข้าถึงได้ยากโดยใช้ระบบรหัสสี หากคุณมีตู้เก็บเอกสารมากขึ้นคุณสามารถวางไฟล์ลงในตู้เก็บเอกสารชุดที่สามได้แม้ว่ากล่องไฟล์จะเหมาะสมเนื่องจากคุณไม่ต้องพลิกไฟล์เหล่านี้บ่อยนัก วางป้ายกำกับรหัสสีที่ด้านนอกของแต่ละกล่องแล้ววางกล่องในที่เก็บสินค้า
กำหนดเวลาทุก ๆ หกเดือนหรือมากกว่านั้นเมื่อคุณจัดเรียงไฟล์แต่ละไฟล์และฉีกหรือรีไซเคิลเอกสารที่คุณไม่ต้องการอีกต่อไป ขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมของคุณคุณอาจจำเป็นต้องจัดเก็บเอกสารในช่วงระยะเวลาหนึ่งก่อนที่จะทำลายหรือทิ้งเอกสารเหล่านั้น ปฏิบัติตามกฎหมายที่บังคับใช้ในอุตสาหกรรมของคุณและใช้แนวทางเหล่านั้นเพื่อตั้งค่าการเรียงลำดับและกำจัด
จัดหาและติดป้ายกำกับถาดข้อความสำหรับรายการ "ทุกวัน" "เป็นครั้งคราว" และ "สุ่ม" รวมถึงถาด "งานระหว่างทำ" เพื่อเรียงลำดับเอกสารที่เข้ามาในสำนักงาน ในตอนท้ายของแต่ละวันหรืออย่างน้อยสัปดาห์ละครั้งใช้เวลาสองสามนาทีในการเรียงลำดับถาดเหล่านี้วางเอกสารในตู้เก็บเอกสารหรือกล่องที่เป็นของมัน
รายการที่คุณจะต้อง
- ตู้เก็บเอกสาร
- โฟลเดอร์ไฟล์
- กล่องไฟล์
- ฉลากสี
ปลาย
- รวมข้อมูลเกี่ยวกับระบบการจัดเก็บของคุณไว้ในคู่มือพนักงานของคุณหรือการฝึกอบรมพนักงานใหม่เพื่อให้คนใหม่ที่เข้ามาในสำนักงานของคุณสามารถมีส่วนร่วมกับองค์กรของสำนักงานได้ทันที
