นโยบายการสื่อสารช่วยป้องกันการเข้าถึงข้อมูลลับโดยไม่ได้รับอนุญาต
หากแล็ปท็อปของ บริษัท ของคุณสูญหายหรือถูกขโมยจะมีผลเสียมากกว่าค่าใช้จ่ายในการเปลี่ยน ไฟล์ บริษัท ที่เป็นความลับซึ่งอยู่ในแล็ปท็อปและอุปกรณ์มือถืออื่น ๆ สามารถถูกบุกรุกได้หากไฟล์นั้นไม่ได้รับการป้องกันอย่างเพียงพอ นโยบายเทคโนโลยีและการสื่อสารมีอยู่เพื่อปกป้อง บริษัท จากการสูญเสียดังกล่าว พวกเขายังปกป้อง บริษัท เช่นเดียวกับพนักงานจากผลกระทบเชิงลบของการล่วงละเมิด พนักงานที่ใช้อีเมล บริษัท เพื่อแจกจ่ายเรื่องตลกไฟล์หรือลิงก์ที่พิจารณาว่าเป็นการล่วงละเมิดหรือผิดจรรยาบรรณอาจทำให้ บริษัท สูญเสียความเชื่อมั่นของผู้ถือหุ้นความไว้วางใจของพนักงานและส่วนแบ่งตลาด นโยบายที่มีประสิทธิภาพจะแจ้งและให้ความรู้แก่พนักงานเกี่ยวกับการใช้เทคโนโลยีและเครื่องมือสื่อสารที่เหมาะสมเกี่ยวกับปัจจัยทางกฎหมายจริยธรรมและความเสี่ยงอื่น ๆ
การรับรู้ของพนักงาน
นโยบายที่มีประสิทธิภาพจะแนะนำพนักงานว่าต้องทำอย่างไรเพื่อลดความเสี่ยงที่ได้รับการยอมรับทั้งหมด แต่เพียงเขียนนโยบายไม่เพียงพอ พนักงานต้องรับทราบว่านโยบายนั้นมีอยู่ พวกเขายังต้องได้รับการศึกษาเกี่ยวกับเจตนาและเนื้อหา นโยบายควรได้รับการปล่อยตัวพร้อมกับโปรแกรมการฝึกอบรมและการฝึกอบรมควรได้รับการปรับปรุงเป็นระยะ โดยทั่วไปการจ้างงานใหม่จะได้รับการฝึกฝนในระหว่างการปฐมนิเทศหรือกระบวนการขึ้นเครื่องบิน พนักงานทุกคนจะได้รับการฝึกอบรมใหม่เมื่อมีการปรับปรุงนโยบายหรือตามระยะเวลา
เนื้อหานโยบาย
เมื่อเนื้อหานโยบายมีประโยคง่าย ๆ และคำทั่วไปนโยบายจะมีโอกาสที่ดีกว่าในการเข้าถึงพนักงานส่วนใหญ่ นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับสถานที่ทำงานหลากหลายวัฒนธรรมซึ่งภาษาอังกฤษอาจเป็นภาษาที่สองสำหรับพนักงานบางคน นโยบายควรได้รับการออกแบบให้เปลี่ยนไปใช้สถานที่ทำงานด้วยแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด พนักงานควรได้รับการบอกกล่าวการกระทำที่เฉพาะเจาะจงว่าควรทำหรือไม่ทำ การให้ตัวอย่างในคำแนะนำในการทำงานหรือสื่อการฝึกอบรมช่วยในการชี้แจงสถานการณ์ที่เกี่ยวข้องกับการกระทำแต่ละอย่าง ไม่ควรมีการตีความ
สำนักงานเสมือน
นโยบายต้องได้รับการออกแบบมาเพื่อแก้ไขสถานการณ์พนักงานทั้งหมดรวมถึงนโยบายในสำนักงานเสมือนที่แยกพวกเขาออกจากเพื่อนร่วมงาน การสื่อสารด้วยเทคโนโลยีทั้งหมดควรเป็นไปตามหลักการความปลอดภัยหลักสามประการ: ความลับความสมบูรณ์และความพร้อมของข้อมูล แต่ละหลักการเหล่านี้ต้องได้รับการดูแลไม่ว่าพนักงานจะสื่อสารภายในเครือข่ายขององค์กรหรือเชื่อมโยงไปยังเครือข่ายขององค์กรจากการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่บ้านหรือที่อื่น ข้อมูลทั้งหมดของ บริษัท ควรได้รับการเข้ารหัสเพื่อสนับสนุนการรักษาความลับและความสมบูรณ์
อีเมลและการส่งข้อความทันที
นโยบายเฉพาะสำหรับอีเมลควรพิจารณาระยะเวลาการเก็บรักษาที่เกี่ยวข้องกับข้อกำหนดขององค์กรเพื่อสนับสนุนการดำเนินคดีและเรื่องการปฏิบัติตามข้อกำหนด คำแนะนำควรอธิบายประเภทไฟล์ที่ยอมรับได้สำหรับสิ่งที่แนบมาและระบุว่าควรส่งข้อมูลที่ละเอียดอ่อนโดยใช้ช่องทางการสื่อสารที่แตกต่างกันเมื่อใดเพื่อความเป็นส่วนตัว พนักงานจะต้องตระหนักถึงอีเมลและการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีได้รับการออกแบบเพื่อส่งเสริมประสิทธิภาพทางธุรกิจไม่สนับสนุนเครือข่ายทางสังคม เพื่อช่วยให้พนักงานรับรู้ว่าการสื่อสารที่ทำโดยใช้เครือข่ายและเทคโนโลยีของ บริษัท สามารถตรวจสอบได้แนวทางนโยบายควรจัดการกับความเป็นมืออาชีพพร้อมด้วยภาษาและคำศัพท์ที่ยอมรับได้
